หลายคนคงได้ยินคำว่า OKRs มาสักพักใหญ่ แต่ก็ยังมีข้อสงสัยว่าจริงๆ แล้ว OKRs นั้นคืออะไร ทำแล้วจะช่วยองค์กรได้อย่างไร และมีความแตกต่างจาก KPI ที่เราใช้กันอยู่มากน้อยแค่ไหน จำเป็นต้องทำหรือไม่ เรามาไขข้อสงสัยนี้กันค่ะ
ที่มาของหลักการ OKRs
OKRs หรือ Objective and Key Results หากแปลตรงตัวโดยให้ความหมายเป็นภาษาไทย นั่นคือ “วัตถุประสงค์ และผลลัพธ์ต่างๆ ที่มีความสำคัญ” เป็นหลักการในตั้งเป้าหมายและสร้างปัจจัยเพื่อวัดผลของตำแหน่งงาน, หน่วยงาน และองค์กรให้บรรลุผลสำเร็จ มีต้นแนวคิดตั้งแต่ช่วงประมาณปี ค.ศ. 1970 โดย CEO ของบริษัทอินเทล (Intel) จากการเน้นแนวคิดแบบ Outcome Based Success และแนวคิดดังกล่าว ได้ถูกนำมาปรับใช้เมื่อปี ค.ศ. 1999 โดย John Doerr ที่ได้นำหลักการนี้เสนอต่อทีมผู้บริหารของบริษัทกูเกิล (Google) ต่อหลักการของ OKRs จนเป็นที่ยอมรับ และ OKRs ก็ได้เป็นที่รู้จักมากขึ้น หลังจากหนังสือเรื่อง “Measure What Matters : How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs” ได้ถูกตีพิมพ์ ทำให้องค์กรต่างๆ ได้นำมาปรับใช้กันเป็นที่แพร่หลาย โดยเฉพาะองค์กรใหญ่ๆ จนทำให้หนังสือดังกล่าวติดอันดับขายดีในนิวยอร์ค ไทม์ (New York Times Best Seller)
ลักษณะสำคัญและประโยชน์ของ OKRs
หลักการและประโยชน์ของ OKRs มีลักษณะสำคัญหลัก 8 ประการ คือ
- เน้นการตั้งเป้าหมายที่ท้าทาย มีการโฟกัสในกรอบที่ชัดเจน และจัดเรียงลำดับว่าเรื่องใดควรทำก่อน ทำหลัง เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่เป็นประโยชน์กับงานนั้น ๆ
- การกำหนด OKRs จะต้องตอบโจทย์การตั้งเป้าหมายในระยะยาว (Long term) คือในระยะเวลา 3-5 ปี โดยเน้นเป็น 2 รูปแบบคือ
- รูปแบบแนวตั้ง (Vertical) เพื่อเน้นความเชื่อมโยงกันระหว่างบนลงล่าง และจากล่างขึ้นบน (Top Down& Bottom up)
- รูปแบบแนวนอน (Horizontal) เพื่อให้ข้อมูลเปิดเผยได้ เกิดความโปร่งใส และช่วยให้เกิดการสื่อสารข้ามสายงาน กระตุ้นให้แต่ละฝ่ายเกิดการแลกเปลี่ยนความเห็นกันเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จไปด้วยกัน
- สามารถติดตามผลงานแบบได้แบบเรียลไทม์ (Real time) หมายถึงต้องตรวจสอบได้ตลอดเวลาทั้งในแบบรายเดือนและแบบไตรมาส
- การประเมินผลต้องมีลักษณะที่ไม่ผูกติดกับการประเมินที่มีผลกับเงินเดือน
- มีความโปร่งใส ยืดหยุ่นและสามารถปรับเปลี่ยนได้อยู่ตลอดเวลา เน้นการคุยกันแบบเปิดใจและมีส่วนร่วมไปด้วยกันของพนักงานในทีม หรือองค์กร
- ส่งเสริมให้พนักงานคิดอย่างสร้างสรรค์ เน้นสิ่งที่อาจไม่เคยทำมาก่อน ดึงศักยภาพของแต่ละบุคคลออกมาให้สามารถคิดนอกกรอบและวางกลยุทธ์เองได้ เพื่อช่วยสนับสนุนให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย
- ทำให้เกิดการลดช่องว่างระหว่างผู้บริหารและพนักงาน มีการอนุญาตให้ Feedback กันได้แบบ 360ºC เกิดการสนทนาและสื่อสารกันมากขึ้น พร้อมการกล่าวยกย่องชื่นชมให้กำลังใจกันภายในทีม
- เกิดการพัฒนาและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เพราะ OKRs สามารถปรับให้มีความยืดหยุ่นได้ ทำให้พนักงานเกิดแรงขับเคลื่อนในทางบวก มีความภาคภูมิใจกับสิ่งที่ตนเองได้ตั้งเป้าหมาย และเมื่อสำเร็จ จะได้รับการยอมรับชื่นชมจากสิ่งที่พวกเขาได้ขับเคลื่อนด้วยตัวเขาเอง
ความต่างระหว่าง OKRs และ KPI นำไปปรับใช้อย่างไรให้เกิดประโยชน์
คำถามนี้ เป็นคำถามที่ถูกกันอย่างมากมายเพราะหลายคนมักจะคุ้นเคยกับ KPI มากกว่า จึงตั้งข้อสงสัยว่า OKRs นั้นต่างจาก KPI อย่างไรกันนะ และสามารถนำมันมาปรับใช้ร่วมกันให้เกิดประโยชน์ได้หรือไม่ แม้มันจะมีความคล้าย แต่มันก็มีความต่างกันอยู่พอสมควร เพราะฉะนั้นลองมาดูกันค่ะ
โดยปกติแล้ว KPI หรือ Key Performance Indicator มักเป็นตัวชี้วัดที่เกิดขึ้นจากองค์กรเป็นผู้กำหนดขึ้นมาเป็นหลัก และมีการเปลี่ยนแปลงไม่บ่อยครั้งนัก หรือไม่ยืดหยุ่นได้เหมือนกับ OKRs ซึ่ง KPI มักจะกำหนดการประเมินเป็นตัวเลขและมีผลต่อเงินเดือนหรือสิ่งตอบแทนที่พนักงานจะได้รับ เน้นการกำหนดและบริหารแบบบนลงล่างเป็นหลัก ในขณะที่ OKRs เน้นการตั้งเป้าหมายแบบท้าทาย กระตุ้นให้เกิดความคิดใหม่ๆ เป็นหลัก เปลี่ยนแปลงได้ตามความต้องการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ส่วนบุคคล หรือของทีม เน้นการสื่อสารทั้งภายในทีมและฝ่ายที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการสื่อสารระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรไปด้วยกัน อีกทั้ง OKRs ยังไม่มีผลต่อรายได้หรือผลตอบแทนของพนักงานอีกด้วย
หากถามว่าเราจะสามารถเลือกใช้แค่อย่างใดอย่างหนึ่ง หรือใช้ทั้ง 2 เครื่องมือในการวัดผลควบคู่กันไปได้หรือไม่ ความเห็นของผู้เขียนมองว่า หากองค์กรใดที่มีการควบคุม KPI ได้ดีอยู่แล้ว อาจไม่จำเป็นต้องใช้ OKRs เข้ามาเสริม หรือหากบางองค์กรมีความต้องการจะใช้ควบคู่กันไปก็สามารถทำได้เช่นกันค่ะ เพราะการดำเนินการไปคู่กันนั้น จะทำให้เกิดแรงกระตุ้นของพนักงานในองค์กร หรือจากทีมต่างๆ ให้ดำเนินการหรือขับเคลื่อนให้องค์กรบรรลุเป้าหมายได้ดียิ่งขึ้น สร้างความผูกพันกันในองค์กร แถมยังทำให้พนักงานมีความรู้สึกในเชิงบวกได้ดีขึ้นอีกด้วย เพราะเขาสามารถกำหนดตัวชี้วัดของเขาเองได้อย่างชัดเจน มีแรงผลักในการปฎิบัติงาน ช่วยให้เกิดการปรับปรุงอยู่อย่างต่อเนื่องตลอดเวลา
เพราะฉะนั้น เครื่องมือทั้ง 2 ตัว จึงมีประโยชน์ที่แตกต่างกัน การนำไปปรับใช้ไปด้วยกันจึงอาจจะให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า ทั้งในเชิงความผูกพันของพนักงาน หรือการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร แต่ไม่ว่าจะเป็น KPI หรือ OKRs ก็เป็นตัวช่วยในการวัดผล ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญในการบริหารขององค์กรทั้งคู่ ลองนำไปปรับใช้กันดูนะคะ